Sistema OCR Inteligente para Facturas y Albaranes

Contexto

Grupo Cartes es una empresa de distribución industrial y logística que recibe diariamente decenas de facturas y albaranes de múltiples proveedores, cada uno con formatos completamente distintos.

El reto

• Cada proveedor tiene un formato de factura diferente (PDF, escaneados, emails)
• La entrada manual generaba un 2-5% de errores de transcripción
• Las discrepancias de precio se detectaban semanas después
• Carga de trabajo repetitiva para el equipo administrativo

La solución

Extracción automática de datos

El sistema utiliza modelos de visión por computador (Mistral OCR, Google Gemini) para identificar y extraer proveedor, número de factura, fecha, líneas de detalle, totales, desglose de IVA e impuestos.

Motor de conciliación inteligente

Compara la suma de líneas individuales con el total declarado. Cuando detecta discrepancias, activa corrección automática mediante IA.

Detección de anomalías

Identifica valores atípicos (ej. un total 10 veces superior al esperado) y los marca como incidencias con notificación automática por email.

Integración con ERP

Los datos validados se insertan automáticamente en SQL Server, tanto cabeceras como líneas de detalle.

Resultados

• Documentos que requerían entrada manual se procesan automáticamente en segundos
• La validación automática detecta discrepancias que pasaban desapercibidas
• Trazabilidad completa: cada documento genera un registro de auditoría
• Escalable: preparado para crecer con el volumen de negocio

Impacto en el negocio

Aspecto	Antes	Después
Tiempo por factura	3-5 minutos manual	Segundos (automático)
Tasa de error	2-5%	<1%
Detección de discrepancias	Semanas después	Instantánea
Horas admin/semana	15-25h	<2h (solo excepciones)

Para una empresa que procesa EUR 5M en compras anuales, una tasa de error del 2-5% significa EUR 100K-250K en discrepancias no detectadas. El sistema las detecta antes de que se conviertan en pérdidas.

Estado: EN PRODUCCIÓN