Procesamiento Documental Inteligente

El problema

Tu equipo administrativo pierde horas cada día introduciendo facturas a mano. Cada proveedor tiene un formato diferente. Los errores de transcripción se detectan semanas después, cuando ya no hay margen para reclamar. Y el proceso se repite. Cada día. Sin fin.

No es un problema de personas. Es un problema de operaciones. Tu equipo hace lo que puede con un proceso que nunca debería haber sido manual.

Nuestra solución

Desplegamos un pipeline de procesamiento documental que lee, extrae, valida y carga datos de facturas y albaranes directamente en tu ERP. Con detección de anomalías que atrapa errores de precio antes de que sean tu problema.

Esto no es un concepto. Construimos este sistema en Grupo Cartes, donde funciona en producción cada día, procesando decenas de documentos de proveedores en múltiples formatos.

Qué incluye

Fase 1: Descubrimiento (Semana 1-2)

• Auditoría del flujo documental actual: volumen, formatos, fuentes, sistema ERP
• Mapeo de variantes de documentos de proveedores
• Identificación de reglas de validación (tarifas acordadas, tolerancias, campos obligatorios)

Fase 2: Construcción (Semana 3-6)

• Modelos de extracción configurados para tus formatos de proveedor
• Integración directa con tu ERP (SQL Server, SAP, Sage, Holded, A3)
• Reglas de detección de anomalías: precio vs. tarifa, cantidad vs. pedido, duplicados
• Sistema de alertas por email para excepciones
• Panel de monitorización

Fase 3: Producción (Semana 7-8)

• Ejecución en paralelo: pipeline automatizado vs. proceso manual
• Benchmarking de tasa de error
• Formación del equipo
• Despliegue en producción con monitorización

Resultados probados

En Grupo Cartes:

• Documentos que requerían entrada manual se procesan en segundos
• Detección automática de discrepancias que pasaban desapercibidas
• Trazabilidad completa de cada documento procesado
• Escalable según crezca el volumen